RODO dla hodowli psów rasowych, czyli gościnny wpis eksperta mecenas Barbary Sośnickiej

Wielokrotnie powtarzam wam, że mój blog (a teraz już blogi) nie są umieszczone w próżni internetu, a stanowią pewnego rodzaju część blogosfery prawniczej. I tak na swojej drodze zawodowej poznałam mecenas Barbarę Sośnicką, która jest ekspertem od prawa ochrony danych osobowych oraz prawa autorskiego. Basia jest radcą prawnym. Swoją Kancelarię prowadzi w Tychach, z tym że podobnie jak ja swoją pomoc świadczy również w drodze online. Pomaga właścicielom sklepów i portali internetowych. Doradza przedsiębiorcom w legalnym prowadzeniu ich działalności. Prowadzi warsztaty i szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych. Prywatnie Basia jest wielbicielem kawy, książek oraz filmów. Osobę Barbary Sośnickiej możecie bliżej poznać pod linkami – https://kancelariasosnicka.pl/nasz-blog/ i https://www.instagram.com/barbara_sosnicka/ oraz https://www.facebook.com/RadcaprawnyBarbaraSosnicka

Z Basią poznałam się akurat dzięki Instagramowi, na którym prowadzi bardzo ciekawe konto poświęcone właśnie RODO. Ja specjalistą z tego zakresu akurat nie jestem, a wiecie jak bardzo cenię wartości merytoryczne na moim blogu i dlatego zaproponowałam Basi gościnny wpis. Wiem również, że problematyka RODO pojawia się wśród nas hodowców i wychodząc na przeciw tym oczekiwaniom powstał poniższy tekst.

Życzę wam miłej lektury oraz zachęcam do odwiedzenia bloga oraz mediów społecznościowych mecenas Barbary Sośnickiej.

****

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W HODOWLI PSÓW RASOWYCH

RODO, a właściwie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, stosujemy już 2 lata. Wiele osób ma jednak wciąż wątpliwości, czy RODO w jego przypadku jest istotne, czy musi „coś” wdrożyć. Niektóre firmy, osoby nie wiedzą, czy RODO w ogóle ich obowiązuje. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku hodowców psów rasowych z informacji jakie uzyskałam od adw. Agnieszki Łyp-Chmielewskiej.

Jak to sprawdzić?

Odpowiedz sobie na pytanie, czy w ramach swoich szeroko pojętych działań (które nie są czysto osobiste, „domowe”) masz do czynienia z danymi osób fizycznych. Czym jest działalność osobista lub domowa? Może dotyczyć np. korespondencji i przechowywania adresów czy nr telefonów w swoich systemach do prywatnych celów, podtrzymywania więzi społecznych. Co z hodowcą psów rasowych, który nie prowadzi swojej działalności regularnie, prowadzi ją bardziej hobbystycznie niż „zawodowo”? Przez hobbystyczne prowadzenie hodowli mam na myśli posiadanie nieregularnie miotów np. w danym roku mamy jeden miot a w następnym nie mamy w ogóle, w roku mamy wyłącznie jeden miot itp. W mojej ocenie, jeżeli faktycznie taka działalność jest bardziej osobista – wtedy pod RODO nie podlega. Każdy przypadek należy jednak ocenić indywidualnie.

Jako hodowca psów – z jakimi danymi osobowymi spotykasz się w swojej „działalności”?

Hodowcy w większości nie traktują swojej działalności, jako tylko hobbystycznej. Jeżeli zatem „obracasz”, w przypadku swojej hodowli, danymi osób fizycznych, w mniejszym lub większym stopniu jesteś zobowiązany do spełnienia obowiązków wskazanych w RODO. Niektórzy moi klienci rozpoczynają dopiero przygodę z działalnością nierejestrowaną albo zbierają listę potencjalnych klientów poprzez zapis do newslettera. Nie robią tego w celach osobisto-domowych, a zatem pewne wymagania muszą spełnić. Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku hodowców.

Na początku zastanów się zatem, jakie dane zbierasz, w jakim celu, gdzie one są (gdzie je przechowujesz), jak długo dane są lub będą przechowywane – czy czas ten określają przepisy prawa, czy należy samemu ustalić kryteria czasowe, jak dane zabezpieczasz (np. gdzie trzymasz umowy, kto ma do nich dostęp).

Następnie sprawdź, czy spełniasz obowiązek informacyjny (art. 13 RODO – zachęcam do zapoznania).

Sporządź też odpowiednie dokumenty –  takie, które będą potrzebne Tobie. Na pewno zwróć uwagę, czy musisz zawrzeć umowy powierzenia (np. z biurem rachunkowym, hostingodawcą) i prowadzić rejestr czynności przetwarzania.

Dane osób fizycznych w przypadku hodowli na pewno są zbierane w umowach (np. sprzedaży, oddania pod opiekę, krycia).

Warto wtedy do umowy wpisać obowiązek informacyjny (w treści umowy lub jako załącznik). Może się też tak zdarzyć, że dane określonej osoby pozyskamy wcześniej, wtedy również obowiązek informacyjny powinniśmy spełnić wcześniej np. przy umowie rezerwacyjnej szczeniaka czy wpłacie zadatku.

Jakie informacje ty, jako administrator a równocześnie hodowca psów rasowych danych powinieneś przekazać osobie, której dane są przez ciebie przetwarzane:

• tożsamość administratora danych – kim jest administrator danych,
• dane kontaktowe administratora
• dane kontaktowe inspektora ochrony danych (IOD) – zawsze należy ustalić, czy musimy ustanowić taką osobę, ale w przypadku hodowców nie sądzę by taka potrzeba istniała (chyba, ze hodowla jest tylko elementem działalności, wtedy rozważmy ten temat dla całości naszych działań),
• podstawa prawna przetwarzania,
• cele przetwarzania (np. w celu zawarcia i wykonania umowy, w celach podatkowych),
• prawnie uzasadnione cele przetwarzanych przez administratora danych, jeżeli takimi celami uzasadnia swoją możliwość przetwarzania danych osobowych,
• odbiorcy danych lub kategorie tych odbiorców, jeżeli istnieją,
• zamiar przekazania danych poza UE lub do organizacji międzynarodowej,
• okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu (jeżeli nie można dokładnie określić okresu przechowywania, tzn. poprzez wskazanie daty, można to zrobić przez podanie kryterium ustalania okresu),
• pouczenie osoby, której dane przetwarzamy o jej uprawnieniach:
• prawo dostępu do danych tej osoby, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia,
• prawo do przenoszenia danych (przy okazji należy zadbać oczywiście o to, żeby te dane były faktycznie przenoszalne),
• prawo wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych,
• prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
• wskazanie, czy podanie danych to obowiązek ustawowy, umowny czy warunek konieczny do zawarcie umowy – kwestia dobrowolności czy obowiązkowości podania danych,
• informacja, czy decyzje dot. takiej osoby są podejmowane automatycznie, czy zastosowanie ma profilowanie – nie sądzę, by miało to miejsce w przypadku hodowli.

Strona internetowa hodowli a RODO

Wielu hodowców psów rasowych posiada swoje strony internetowe. Nawet najprostsza strona internetowa, jeżeli posiada formularz kontaktowy, okienko z zapisem na newslettera, czy bloga z komentarzami – służy do przetwarzania danych osobowych. RODO nie wskazuje, w jakiej formie mają zostać przekazane informacje dotyczące ochrony danych osobowych, plików cookies, technologii śledzących itd. na stronach www. Najwygodniejszą opcją w mojej ocenie jest polityka prywatności. Polityka prywatności powinna zawierać elementy obowiązku informacyjnego wskazane w art. 13 RODO (tak, jak wskazałam już wyżej). Poza tym w przypadku stron internetowych, należy przekazać także informacje w zakresie wykorzystania plików cookies czy technologii śledzących. To, co ma znaleźć się na stronie i w jakiej formie, zależy od tego, co mamy na tej stronie.

Media społecznościowe hodowli psów rasowych

Hodowcy korzystają często z Facebooka i Messengera. Są to ich główne kanały komunikacji. Co wtedy? Administratorem serwisu jest Facebook, ale Ty łącznie z Facebookiem jesteście współadministratorami danych. Musisz zatem spełnić obowiązek informacyjny (patrz ponownie: art. 13 RODO). Jak to zrobić? Jeżeli posiadasz stronę internetową – odpowiednie zapisy dotyczące prowadzenia strony na FB i przetwarzania danych użytkowników umieść po prostu w twojej polityce prywatności. Na swojej stronie na FB (na fanpage’u) w ustawieniach znajdź informacje o stronie. Na samym dole znajdziesz Zasady ochrony prywatności. Tam wklej link do Polityki prywatności z twojej strony internetowej. Jeżeli nie masz strony www –  możesz te informacje przekazać np. w przypiętym poście.

Pamiętaj przy tym, że wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem danych osobowych powinny być łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym, prostym językiem.

Powodzenia 😊

****

Jeśli macie jakieś pytania zostawiajcie komentarze lub zachęcam was do skorzystania z zakładki Kontakt

Szukając więcej informacji o RODO i polityce prywatności odsyłam bezpośrednio do bloga, Instagrama oraz FB mec. Barbary Sośnickiej.

Ja przypominam wam o zapisach na moje szkolenie z zakresu umów wykorzystywanych w hodowli – Co raz mniej miejsc na szkolenie Czy pies jest jak samochód 😉